Funktionen
Vom ersten Hallo bis zur Übergabe an Ihr Team: DWS-Telefonie verbindet Sprachassistenz mit Ihrem Unternehmenswissen.
Die Sprachassistenz reagiert auf das Anliegen des Anrufers, stellt Rückfragen und nutzt das hinterlegte Unternehmenswissen. Eine individuelle Begrüßung macht deutlich, für welches Unternehmen sie spricht.
Die Gesprächsqualität hängt unter anderem von Wissensstand, Verbindung und Anliegen ab. KI-Antworten können Fehler enthalten. Die Einrichtung und menschliche Beurteilung der Gespräche gehören deshalb dazu.
Unternehmensinformationen, Leistungen und häufige Fragen lassen sich im Browser pflegen. Inhalte haben Freigabe- und Sichtbarkeitseinstellungen. Die Telefonassistenz verwendet dafür freigegebene, aktuelle Inhalte ihres Unternehmens.
Interne Inhalte erhalten eigene Zugriffsgrenzen. Quelle, Aktualität und Freigabe müssen bei der Pflege geprüft werden.
Anrufer können an eingerichtete Mitarbeiter oder Nebenstellen vermittelt werden. Die Regeln berücksichtigen Zuständigkeiten und Erreichbarkeit. Bei einer Rückfrage wird der Mitarbeiter vor der Verbindung um Zustimmung gebeten.
Wenn niemand annimmt oder die Bestätigung ausbleibt, kehrt der Anruf zur Assistenz zurück. Ein Rückrufwunsch kann als Nachricht erfasst werden.
Für eingerichtete Mitarbeiter kann zunächst das Mobiltelefon angewählt werden. Nach technischer Annahme bittet eine Ansage um Bestätigung mit Taste 1. Erst eine rechtzeitige Bestätigung gibt den vorgesehenen Gesprächsweg frei.
Die Mobilintegration braucht einen passenden Anlagenrufweg und Provideranschluss. Die tatsächliche Zustellung und Rufnummernanzeige werden mit den verwendeten Geräten geprüft; sie sind keine pauschal zugesicherte Eigenschaft jedes Anschlusses.
Die Anwahlzeit und die Bestätigungszeit nach Annahme sind je Mitarbeiter und Unternehmenszuordnung getrennt einstellbar. Verfügbar sind 5–60 Sekunden für die Anwahl und 5–15 Sekunden für die Bestätigung. Die Bestätigungsfrist enthält die Ansage.
Erreichbarkeitszeiten, Zuständigkeiten und bestehende Weiterleitungsregeln werden in der Verwaltung gepflegt. Nicht jeder Rufweg verwendet dieselben Fristen: Rückfragen, Gruppen und anlagenspezifische Abläufe können eigene Gesamtbudgets haben.
Eine Installation kann mehrere Unternehmen mit eigener Begrüßung, Wissensbasis, Mitarbeitern, Regeln und Berechtigungen verwalten. Gemeinsame Mitarbeiter können über Unternehmenszuordnungen eingebunden werden.
Die Einrichtung weiterer Unternehmen erfolgt über die zentrale Administration. Eine passende Rufnummernzuordnung und technische Aktivierungsbestätigung sind erforderlich. Die Zahl gleichzeitiger KI-Gespräche ist installationsabhängig; unbegrenzte Parallelität wird nicht zugesagt.
Berechtigte Benutzer pflegen Unternehmen, Mitarbeiter, Wissen und Telefonieeinstellungen im Browser. Rechte werden für das jeweilige Unternehmen geprüft. Eine bloße Mitarbeiterzuordnung erteilt noch keinen Verwaltungszugang.
Die Verwaltung zeigt gespeicherte Einstellungen und den bestätigten Anlagenstand getrennt an. Eine Änderung gilt erst dann als aktiv, wenn der erforderliche technische Abgleich bestätigt ist.
Wir besprechen Ihre Abläufe und prüfen gemeinsam, wie DWS-Telefonie zu Ihrem Unternehmen passt.